การบ้าน

1.จงอธิบายความหมายของสำนักงาน

สำนักงาน คือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานที่ทำธุรกรรมต่าง ๆ หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ โดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วไปให้อีกผู้หนึ่ง ในสำนักงานจะต้องมีพนักงานที่มีความความรู้ ความสมารถ เหมาะสมกับหน้าที่ ที่สำนักงานได้มอบให้

2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง

การจัดการสำนักงานให้ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 6 ประการ ดังนี้

1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย

- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม

- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร

- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน

- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน

- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน

- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร

- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน

- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้

2.1 งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร

2.2 งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค

2.3 งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ

3.การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้ทรัพยากร การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุสำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ

4.การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

5.การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน

6.การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ลุล่วงไปด้วยดี

3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง

- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม

- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร

- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน

- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน

- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน

- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร

- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน

- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร

สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้

1.1 ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต

1.2 การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน

1.3 สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย

5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง

เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้

2.1 ระบบงานพิมพ์

2.2 ระบบโทรคมนาคม

2.3 ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร

2.4 คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

2.5 ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร

สิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ คือ

1.1 เศรษฐกิจ ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร เงินเดือนพนักงานที่จัดการเอกสาร ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร

1.2 สารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้ ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอยู่ที่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอันประกอบด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม

7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้ 4 ด้าน คือ
การประมวลผลข้อมูล เช่น

-งานทำบัญชีต่างๆ
-งานบันทึกการทำงานของบุคลากร
-งานบันทึกรายการซื้อขายสินค้า
-งานพัสดุหรือสินค้าคงคลัง ฯลฯ
การจัดทำสารสนเทศ
-ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System,MIS)
-ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร (Executive Information System, EIS)
-ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (decision Support System, DSS)
การประกอบวิชาชีพ เช่น
-การใช้คอมพิวเตอร์ในงานคำนวณของวิศวกร
-ใช้ในการออกแบบผลิตภัณฑ์ของสถาปนิก หรือนักออกแบบผลิตภัณฑ์
-ใช้ในการบันทึกรายละเอียดของสัญญาต่างๆของนักกฎหมาย
การสนับสนุนผู้บริหาร เช่น
-การบันทึกเวลานัดหมาย
-การจัดทำบันทึกช่วยจำ
-การเรียกค้นหาข้อมูลต่างๆ

8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง

1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน

2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง

3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น

4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน

5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
9.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง

การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมี 7 วิธีดังนี้
1. การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ
2. การออกแบบระบบ
3. การสร้างและการติดตั้งระบบ
4. การทดสอบระบบงาน
5. การเตรียมตัวใช้งานระบบ
6. การเปลี่ยนระบบ
7. การประเมินและปรับปรุงระบบ

10.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร

ในการเรียนการสอนมีปัญหาบ้างค่ะ บ้างเนื้อหาจะไม่ค่อยเข้าใจบ้าง บ้างครั้งอาจจารย์ก็สอนเร็วเกินไปคนที่ไม่ค่อยเข้าใจในเนื้อหานั้นก็จะจมอยู่กับที่ตัวเองสงสัยก็เลยจะตามไม่ค่อยทัน แต่ยังดีที่อาจารย์ได้ยกตัวอย่างขึ้นมาและใก้ลตัวก็พอจะเข้าใจ

11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือที่เรียกว่า OA นั้นเป็นกระบวนการนำเอาเทคโนโลยีชั้นสูงมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานในสำนักงานให้สูงขึ้น การจัดสำนักงานอัตโนมัติมีขอบเขตกว้างและมีการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามแนวทางในรายงานฉบับนี้ เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูล แนวคิด ความรู้เกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติเบื้องต้น ที่ริเริ่มในการนำคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆมาใช้ในสำนักงาน ส่วนจะถูกพัฒนาดัดแปลงไปอยู่ในรูปเช่นไรนั้น ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความเหมาะสม ผู้บริหาร พนักงาน ซึ่งอาจมีความคิดแตกต่างกัน รวมทั้งสภาพเศรษฐกิจสภาพการตลาด และที่สำคัญในยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ มีแนวโน้มว่า OA จะถูกพัฒนาขึ้นไปเรื่อยๆและจะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานองค์กรต่างๆ เกือบทุกองค์กรในอนาคต